BIP - Zespół Szkół Gastronomiczno-Usługowych w Chorzowie

Instrukcja kancelaryjna

w Zespole Szkół Gastronomiczno – Usługowych

w Chorzowie

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§ 1

1.      Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Gastronomiczno – Usługowych w Chorzowie zwanej dalej szkołą.

 

§ 2

1.      Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

2.      Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się według tej instrukcji.

 

§ 3

1.      Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

- akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

- aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

- czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez dyrektora,

- dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (np. świadectwo, orzeczenie),

- sekretariat – wewnętrzną komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

- dyrektor – dyrektor Zespołu Szkół Gastronomiczno - Usługowych,

- korespondencja – każde pismo wpływające do szkoły lub wysyłane przez nią,

- nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

- nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

- paragrafy bez bliższego określenia – paragrafy niniejszej instrukcji,

- pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.,

- pieczęć urzędowa – pieczęć okrągłą szkoły z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

- poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

- przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy i telefaksy,

- punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,

- referent – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

- rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

- rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

- spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w technikum/szkole zawodowej,

- sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

- teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt, ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

- załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

- znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej szkoły i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

- znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej szkoły i określonej grupy spraw.

 

§ 4

1.      Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

 

§ 5

1.      Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

- ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

- prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

- sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

- wysyłanie korespondencji i przesyłek,

- przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.

2.      Czynności kancelaryjne w szkole wykonuje sekretariat oraz osoby odpowiedzialne za merytoryczne załatwienie danej sprawy.

 

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 6

1.      Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy, zgodnie z przydziałem czynności, i przekazują dyrektorowi lub właściwemu wicedyrektorowi. Podania składane do protokołu może przyjmować także sekretariat, jeżeli taką decyzję podejmie dyrektor.

2.      Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia,, sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3.      Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) sekretariat wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru: (załącznik nr 1), sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

4.      Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 2 ust. 3 i z wyjątkiem:

- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

- wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5.      Po otwarciu koperty sprawdza się:

- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

- czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

6.      Brak załączników lub otrzymanie samych załączników, bez pisma przewodniego, odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

7.      Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

- wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

- w których brak jest nadawcy lub daty pisma,

- mylnie skierowanych,

- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

8.      Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

9.      Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

10.  Na każdej, wpływającej na nośniku papierowym, korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego (dziennik korespondencji sekretariatu).

 

Rozdział III

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

 

§ 7

1.      Dyrektor/wicedyrektorzy przeglądając korespondencję:

- decydują, którą korespondencję załatwiają sami,

- przydzielają pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe osoby (referentów).

2.      Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez  inne osoby bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

- sposobu załatwienia sprawy,

- terminu załatwienia sprawy.

3.      Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres kilku osób, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

 

Rozdział IV

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

 

§ 8

1.      W Zespole Szkół Gastronomiczno - Usługowych obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2.      Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności szkoły oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

3.      Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

4.      W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999 lub, gdy zachodzi taka potrzeba, podział na klasy piątego rzędu: 00000-99999.

5.      Klasy końcowe w poszczególnych, jednorodnych tematycznie, grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie.

6.      Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe, stanowiące oznaczenia nazwy danej szkoły.

7.      Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

8.      Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

9.      Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

10.  Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną, mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

11.  Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w składnicy akt przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

 

§ 9

1.      Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2.      Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

3.      Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym.

4.      W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. ZSGU.-0214-10-6/98).

5.      Dla ułatwienia pracy sekretariat może przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

 

 

 

§ 10

1.      Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

2.      Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

3.      Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w szkole. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

4.      Sekretariat, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też nowej. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach wpisuje się znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

 

§ 11

1.      Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2.      Znak sprawy zawiera:

- symbol literowy zespołu i szkoły wchodzącej w skład zespołu,

- symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

- liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

- dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

3.      Sprawy, które nie zostały załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

4.      W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: „przeniesiono do teczki ......”.

 

§ 12

1.      Nie podlegają rejestracji:

- publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

- rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

- zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

2.      Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

 

§ 13

1.      W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2.      Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

3.      Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor szkoły.

4.      Rejestry prowadzi sekretariat.

5.      Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

6.      Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

7.      Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów, co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw, występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

 

 

Rozdział V

Załatwianie spraw

 

§ 14

1.      Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

- odręczną,

- korespondencyjną,

- inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2.      Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3.      Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

 

§ 15

1.      Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

 

§ 16

1.      Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, która nie ma z nią bezpośredniego związku.

2.      Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada dyrektorowi lub wicedyrektorowi. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis sekretariatowi, celem wysłania adresatowi. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma umieszcza we właściwym segregatorze.

 

§ 17

Pismo załatwiające sprawę powinno być, pod względem formy zewnętrznej, dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

- nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

- znak sprawy,

- powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

- datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

- określenie odbiorcy (w pierwszym przypadku) wraz z adresem,

- treść pisma,

- podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

- listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

- parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

- termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt, pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.

W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

- nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne” itp.,

- pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),

- adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości”, jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

 

§ 18

1.      Wzór pieczęci nagłówkowych, stosowanych w szkole określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej.

2.      Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo szkolne. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

3.      Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 2, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

 

Rozdział VI

Przechowywanie akt

§ 19

 

1.      Akta spraw przechowuje się w sekretariacie, właściwych komórkach i w składnicy akt.

 

Rozdział VII

Przekazywanie akt do składnicy akt

 

§ 20

1.      W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, szkoła prowadzi składnicę akt.

2.      Akta spraw ostatecznie załatwionych składa w składnicy akt, po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

3.      Nadzór nad przekazywaniem akt ze zbioru sekretariatu do składnicy akt sprawuje dyrektor.

 

§ 21

1.      Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

- ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

- odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

- opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie.

2.      Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje osoba odpowiadająca za składnicę akt. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 7.

3.      Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4.      Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: osoba przekazująca akta i pracownik nadzorujący składnicę akt.

 

§ 22

 

1.      Sekretariat przekazuje akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2.      Do akt przekazanych do składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

3.      Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po przekazaniu ewidencyjnym i po umieszczeniu ich w składnicy akt sekretariat, „wypożycza” na tak długo, jak długo będą one potrzebne. To wypożyczenie powinno odbywać się w ustalony przez dyrektora, ale bardzo prosty sposób.

 

§ 23

1.      W przypadku likwidacji szkoły przekazuje się dokumentację przebiegu nauczania – organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, inną dokumentację – organowi prowadzącemu szkołę.

 

Rozdział VIII

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

 

§ 24

1.      Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w szkole, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

 

§ 25

1.      Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

- przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej,

- prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów,

- udostępnienia upoważnionym pracownikom jak też nauczycielom:

zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:

- edytorów tekstów,

- arkuszy kalkulacyjnych,

- baz danych,

- programów graficznych,

- oprogramowania antywirusowego.

zakupionych baz danych, a w szczególności:

- prawnych,

- baz adresowych,

- baz danych statystycznych.

utworzonych w szkole baz danych, a w szczególności:

- ewidencji prawa miejscowego,

- baz adresowych,

- baz danych o regionie.

- współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

- tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

- umieszczania na wykupionych stronach internetu stale aktualizowanej informacji o szkole, kadrze kierowniczej i ich kompetencjach,

- informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

1.      Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w szkole osobie z wykształceniem informatycznym.

 

§ 26

Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

- dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

- odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

1.      Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

- system haseł identyfikujących pracownika,

- system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom, które nie posiadają odpowiednich uprawnień,

- zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

2.      Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

- przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

- operacyjnego,

- narzędziowego,

- aplikacyjnego,

- archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych, na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

- archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

- archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu.

3.      Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi, przy całkowitym zakazie użycia nośników, które nie są oznakowane (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej i z zainstalowanym programem antywirusowym).

4.      Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i niepodłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej szkoły stanowiskach komputerowych.

5.      W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

 

Rozdział IX

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

 

§ 27

1.      Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników sekretariatów czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora szkoły

2.      Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników i udzielaniu wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

- prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

- prawidłowości załatwiania spraw,

- terminowości załatwiania spraw,

- prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,

- prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad.

 

Rozdział X

Postanowienia końcowe

 

§ 28

1. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 2011 r.